Zeitfresser im Büro: Arbeitszeit zurückgewinnen
Effizienz und Produktivität sind entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Doch zahlreiche Zeitfresser im Büro rauben wertvolle Minuten. Unter anderem verhindern überflüssige Meetings und häufige Arbeitsunterbrechungen fokussierte Arbeit. Das senkt nicht nur den Unternehmensprofit, sondern wirkt sich auch negativ auf die Arbeitszufriedenheit und Gesundheit der Betroffenen aus.
Unklare Prioritäten und ineffiziente Meetings
Unklare Zielsetzungen und schlecht strukturierte, zeitaufwändige Meetings sind die Hauptursache für Zeitverschwendung. Die Jobbörse Stepstone führte im November 2024 eine Umfrage unter 5.800 Beschäftigten durch. Demnach werden über acht Stunden pro Arbeitswoche mit ineffizienten Meetings und redundanten Aufgaben verbracht, was zu einem erheblichen Verlust an Produktivität führt. Zudem gab jeder zweite Befragte an, dass die Arbeitsprozesse zu komplex seien und damit die eigene Arbeitsleistung beeinträchtigten.
Die Umfrage zeigt auch, dass die Lösung der Probleme gar nicht schwierig ist: Eine klarere Kommunikation mit den Vorgesetzten und die Vereinfachung von Prozessen könnten nach Ansicht von 46 Prozent der Befragten Abhilfe schaffen. Die Investition in Technologie und KI-Tools unterstützen Mitarbeiter erheblich bei einer effektiven Arbeitsgestaltung.
Am Nutzen von Meetings scheiden sich die Geister. Fakt aber ist: Eine vorher mitgeteilte Agenda, eine Zeitbegrenzung, ein gut vorbereiteter Moderator und eine im Unternehmen vereinbarte „Meetingkultur“ wirken effektiv gegen verschwendete Versammlungszeit.
Hinweis:
Die Einführung von KI zur Optimierung von Arbeitsprozessen setzt eine gründliche Einarbeitung in die neue Technologie voraus. Nicht umsonst sieht die im Februar 2025 in Kraft getretene neue KI-Verordnung der EU in Artikel 4 vor, die KI-Kompetenz von Mitarbeitern sicherzustellen.
E-Mail-Flut und ständige Unterbrechungen
Mitarbeiter in Bürojobs verbringen bis zu 28 Prozent ihrer Arbeitszeit mit E-Mails. Das ständige Kontrollieren und Beantworten stört den Arbeitsfluss erheblich. Zudem führen unvorhergesehene Unterbrechungen durch Kollegen oder Telefonate zu einem sogenannten „Switching Cost“ – einem Zeitverlust beim Wechseln zwischen Aufgaben.
Das Festlegen von Zeiten für das E-Mail-Checken, beispielsweise morgens, mittags und am Nachmittag helfen bei einem besseren Umgang mit den Nachrichten. Auch hier bieten KI-Tools Vereinfachungsmöglichkeiten, um Benachrichtigungen zu minimieren und besser zu organisieren. Eine firmeninterne Absprache, wie mit Mails im eigenen Haus umgegangen wird, kann eine enorme Zeitersparnis bringen (Dank-Antwortmails werden weggelassen, E-Mail-Verteiler ausgedünnt, wiederkehrende Reminder hinterfragt und Vertretungsregelungen aktualisiert).
Papierchaos und unorganisierte Arbeitsplätze
Obwohl die Digitalisierung voranschreitet, verbringen Beschäftigte oft viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten oder dem Umgang mit Papierstapeln. Unorganisierte Arbeitsplätze kosten bis zu 20 Minuten an Arbeitszeit pro Tag.
Effiziente Ablagesysteme sind hier neben der Digitalisierung von Dokumenten ein wichtiges Mittel, um den Überblick zu behalten. Digitale Ablagesysteme und eine entsprechende Dokumentenklassifizierung geben im Idealfall die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für verschiedene Dokumententypen vor und erleichtern damit regelmäßiges Aufräumen und die Einführung von klaren Ordnungskonzepten.
Ablenkungen vermeiden
Bei vielen Mitarbeitern liegt das eigene Smartphone direkt neben dem Bildschirm auf dem Schreibtisch, um während der Arbeitszeit die sozialen Medien im Blick zu behalten und private Aufgaben erledigen zu können. Dies führt nicht nur zu Aufmerksamkeitsbrüchen, sondern auch zur Zweckentfremdung von Arbeitszeit.
Hier schaffen klare Regeln für die private Nutzung von Handy und Co. während der Arbeitszeit, z. B. in einer Betriebsvereinbarung, einen sinnvollen Rahmen.
Checkliste: Zeitfresser reduzieren
- Feste Zeiten für E-Mail-Kontrolle festlegen
- Meetings nur mit klarer Agenda und Zeitlimit durchführen
- Digitale Dokumentenablage einführen
- Arbeitsplatz regelmäßig aufräumen und organisieren
- Private Nutzung sozialer Medien einschränken
- Pausen bewusst nutzen, um Ablenkungen zu vermeiden